2024年1月1日より、見積書、契約書、請求書、領収書等の書類を電子データで受領、発行した場合には、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存する必要があります。

紙で受領した書類をそのまま紙の形で保存する場合は、従来どおり、電子帳簿保存法の対象外となります。電子データで受領した書類を紙に印刷して保存することは認められません。ファイルで受領した場合は、発行者または受領者にて「タイムスタンプ付与」を行う必要があります。また、紙で受領した書類を保存要件を満たした「スキャナ保存」とすることも可能です。

システムで作成した書類を紙で発行し、控えを紙で保存する場合は、従来どおり、電子帳簿保存法の対象外となります。一方、発行した書類をファイルで送信する場合、システムを通して発行する場合などが対象となります。

弊社システムでは、書類作成後の削除は不可とし、全ての訂正履歴を残す機能を提供します。また、作成した書類は「日付範囲」「金額範囲」「取引先」で検索可能とし、書類データは10年間保存し、バックアップを取ることとします。
既存の弊社システムをご利用の場合でも、有償にて上記に準じた改修を行います。もし改修を行わない場合には、「紙での発行・控え」を選択するか、「改竄防止のための事務処理規程」を定めていただく必要があります。

「JIIMA認証」はシステムやソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかを認証する制度であり、電子書類の取扱いに密接に関連しています。契約書や請求書などの電子書類を作成する場合、そのソフトウェアは「電子書類ソフト法的要件認証」を受ける必要があります。
また、顧客アプリ等を通じて電子書類を利用者に直接ダウンロードさせる場合には、「電子取引ソフト法的要件認証」が必要となります。さらに、スタッフアプリなどで領収書等をアップロードし、電子保存とする場合は「スキャナ保存ソフト法的要件認証」が求められます。​
弊社としては、新規に開発するパッケージ製品については、その必要性を判断した上で、順次JIIMA認証を取得する方針です。既存のシステムについては、基本的には認証取得は行わない方向ですが、既存の利用者様との協議の上で必要と判断した場合には、JIIMA認証を取得することも可能としています。